DAS PROBLEM

Ein in Europa ansässiger, milliardenschwerer internationaler Luftfahrtkonzern mit 16.000 Mitarbeitern musste im Vergleich zu den marktüblichen Preisen hohe Gehälter für seine befristet beschäftigten Mitarbeiter bezahlen. Das Unternehmen verfügte über kein zentralisiertes Personalmanagement-Programm und verließ sich auf Personalmanager, um Lieferanten auszuwählen und direkt mit ihnen in Kontakt zu treten, was zu folgendem Ergebnis führte:

• Inkonsistente vertragliche und finanzielle Rahmenbedingungen und Vereinbarungen
• Keine standardisierten und geprüften Tarife und keine Kostenkontrolle
• Fehlende standardisierte Betriebsprozesse oder Dienstleistungsvereinbarungen bei der Personal- und Dienstleistungsbeschaffung, der Sicherstellung der Compliance und sogar der Zahlungsbedingungen
• Zu wenige erfahrene Fachkräfteanbieter für die erforderliche Anzahl und Spezialisierung der Fähigkeiten, sodass die Anforderungen hinsichtlich der Einstellung neuer Mitarbeiter nicht erfüllt werden konnten

Der Kunde erkannte, dass er zu viel Zeit und Geld für seine befristet beschäftigten Mitarbeiter aufwenden musste, ohne die richtige Rendite zu erzielen. Dieser erkannte außerdem, dass zur Lösung dieses Problems die Zusammenarbeit mit einem lösungsorientierten Geschäftspartner notwendig war, anstatt weiterhin auf eigene Faust nach Lieferanten zu suchen.

UNSER ANSATZ

Workforce Logiq führte daraufhin zunächst eine schnelle betriebswirtschaftliche Auswertung (Rapid Business Assessment – RBA) durch, die die tatsächlichen globalen Ausgaben des Kunden für befristet beschäftigte Mitarbeiter ermittelte, Herausforderungen im Hinblick auf Arbeitsabläufe und Compliance-Risiken dokumentierte und Einsparpotenziale auf der Grundlage von Marktpreisvergleichen berechnete.

Anschließend empfahlen wir den Einsatz eines integrierten Managed Services Provider (MSP)-Programms sowie eines Vendor Management Systems (VMS) mitsamt einem rund um die Uhr vor Ort verfügbaren, engagierten Teams von Workforce Logiq-Experten. Die integrierte Lösung von Workforce Logiq wurde speziell dafür entwickelt, die betriebliche Effizienz zu steigern und die Transparenz für den Einsatz von vorübergehengend Beschäftigten eines Kunden zu erhöhen, was den Einsatz von Zeitarbeitskräften, selbständigen Auftragnehmern und Dienstleistern einschließt. Die Lösung, deren Patentierung beantragt ist, umfasst Workflow- und Nachverfolgungsfunktionen, ein Berichtssystem und ein Analyse-Dashboard für wichtige Aktivitäten wie z. B.

• Zeiterfassung, Kostenmanagement und Rechnungsstellung
• Marktrecherche (source to pay)
• Vertragsverwaltung
• On- und Off-Boarding-Service – Computer, Batch, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
• Berichterstattung und Controlling sowie vierteljährliche Geschäftsbewertungen
• Lieferantenmanagement, Lieferanten-Scorecards, Verhandlungen, Tarifmanagement und Marktdaten
• Dienstleistungsvereinbarungen (Service Level Agreements – SLAs) und Steuerungsgrößen (Key Performance Indicators – KPIs)

DIE ERGEBNISSE

Workforce Logiq stellte Teams vor Ort zusammen, um die Implementierung des gesamten Personalmanagements und die Integration und kontinuierliche Verwaltung des Programms in den größten europäischen Niederlassungen des Kunden zu vereinfachen und zu rationalisieren. Damit erzielten wir folgendes Ergebnis:

• Mehr als 20 % Einsparungen im gesamten Programm
• Durchschnittliche Einsparungen von 7 bis 10 % im Bereich der Vertragsverlängerungen/Neuverhandlungen
• Deutlich verkürzte Zeit bis zur Einstellung, mit einer Reduzierung um 2 bis 3 Wochen gegenüber dem vorherigen Workflow
• Jährliche Einsparungen von mehr als 175.000 US-Dollar an indirekten Kosten durch reduzierte Verwaltungsfunktionen auf Kundenseite.
• Steigerung der Qualität und des Wettbewerbs unter den Lieferanten durch die Erweiterung auf über 150 bewährte Partner mit der erforderlichen Personalrekrutierungserfahrung sowie konsistenten und datenbasierten Preislisten.
• Angemessene Compliance-Standards mit dokumentierten und verbindlichen „Einsatzregeln“.
• Bessere Leistung durch eindeutige und messbare SLAs und KPIs, die in Echtzeit überwacht werden.
• Kundenorientierte Dashboards und erweiterte Datenanalysen für eine bessere und fundiertere Entscheidungsfindung mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung des Programms.

Durch die Zusammenarbeit mit Workforce Logiq konnte sich der Kunde auf die Führung seines Unternehmens und die Verwaltung seines 16.000 Mitarbeiter umfassenden Fachkräftepools konzentrieren.

• Der Verwaltungsaufwand sank und
• der Zufluss an Informationen stieg, wodurch eine verbesserte und kostengünstigere Entscheidungsfindung ermöglicht wurde.